Wanneer uw CFO vraagt waar een specifieke uitgave vandaan komt, heeft u snel antwoorden nodig. Het inzoomen van totaalcijfers naar individuele transacties in Business Central kan tijdrovend zijn wanneer u door meerdere schermen moet navigeren en gegevens naar afzonderlijke bestanden moet exporteren. Exsion365 biedt u een directe verbinding tussen Excel en uw Business Central-gegevens, waardoor drill-down-analyse eenvoudig en snel wordt.

Deze gids loodst u door zes praktische stappen om van overkoepelende samenvattingen naar de achterliggende transacties te gaan, allemaal binnen de Excel-omgeving die uw financiële team al kent.

Snelstartgids: Inzoomen op transacties in Excel voor BC in 6 eenvoudige stappen

1. Stel uw Business Central-verbinding in - Configureer de Exsion Excel Add-in om direct verbinding te maken met uw Business Central-omgeving.

2. Maak een samenvattend rapport - Bouw een financieel overzicht op hoog niveau met behulp van de standaardfuncties van Exsion in Excel.

3. Definieer uw drill-down-criteria - Specificeer welke rekeningen, dimensies of perioden u verder wilt onderzoeken.

4. Gebruik de functie Details weergeven - Klik op een willekeurige samenvattingscel en gebruik de functie Details weergeven van Exsion365 om onderliggende transacties te onthullen.

5. Filter en sorteer transactiegegevens - Pas de native filter- en sorteerfunctionaliteiten van Excel toe om de opgehaalde transactieregels te analyseren.

6. Sla uw rapportmal op - Sla uw drill-down-configuratie op als een herbruikbare sjabloon voor toekomstige analyses.

Hoe u een drill-down-analyse uitvoert in Excel voor Business Central

1. Stel uw Business Central-verbinding in

Voordat u kunt inzoomen op transactieniveau, heeft u een werkende verbinding nodig tussen Excel en uw Business Central-database. Open Excel en ga naar het Exsion-lint. Klik op "Verbinding" om uw omgevingsinstellingen te configureren.

Voer uw SOAP-URL in, selecteer uw authenticatietype (OAuth 2.0 wordt aanbevolen voor cloudomgevingen) en kies uw taalvoorkeuren. De Exsion Reporting add-in respecteert uw Business Central-gebruikersrechten, zodat u alleen gegevens ziet waarvoor u geautoriseerd bent.

Test uw verbinding door op "OK" te klikken en te controleren of u door de beschikbare bedrijven kunt bladeren. Een succesvolle installatie duurt slechts een paar minuten en legt de basis voor al uw drill-down-werk.

2. Maak een samenvattend rapport

Zodra uw verbinding tot stand is gebracht, bouwt u een samenvattend rapport dat de hoofdcijfers weergeeft die u wilt onderzoeken. Gebruik de functie EXSIONBC_ACCBAL om saldi van grootboekrekeningen direct in uw spreadsheetcellen op te halen.

Als u bijvoorbeeld een winst- en verliesrekening opbouwt, voert u uw rekeningnummerfilters en datumbereiken in. De functie haalt live gegevens op uit Business Central zonder dat u iets hoeft te exporteren. Uw samenvattende rapport weerspiegelt nu de actuele cijfers telkens wanneer u vernieuwt.

Plaats uw samenvattende cijfers in een lay-out die aansluit bij hoe u de informatie aan het management wilt presenteren. Dit wordt het startpunt voor elk drill-down-onderzoek.

3. Definieer uw drill-down-criteria

Bepaal welke dimensies en filters belangrijk zijn voor uw analyse. Grootboekrekeningen, kostenplaatsen, afdelingen, datumbereiken en documenttypen zijn veelvoorkomende criteria die helpen bij het verfijnen van transactiezoekopdrachten.

In Exsion kunt u deze parameters rechtstreeks in uw Excel-formules specificeren of via de Dynamic Download-interface. Hoe specifieker uw criteria, hoe sneller en relevanter uw drill-down-resultaten zullen zijn.

Overweeg om in Excel benoemde bereiken te maken voor veelgebruikte filters. Dit maakt het eenvoudiger om criteria aan te passen in meerdere rapporten zonder individuele cellen te hoeven bewerken.

4. Gebruik de functie Details weergeven

Wanneer u de transacties achter een getal wilt zien, selecteert u de cel die uw samenvattende cijfer bevat. Navigeer naar het Exsion-lint en klik op "Details weergeven". Exsion365 haalt alle onderliggende boekingen op die bijdragen aan dat saldo.

U kunt configureren of de resultaten in een nieuw Excel-werkmap verschijnen of rechtstreeks in de Business Central-webclient worden geopend. Voor de meeste financiële workflows houdt de Excel-optie u in uw vertrouwde omgeving, terwijl elke boekingsdatum, elk documentnummer, elk bedrag en elke omschrijving wordt weergegeven.

Elke drill-down-query erft dezelfde filters die op de oorspronkelijke cel zijn toegepast, zodat uw resultaten exact overeenkomen met wat u onderzoekt.

5. Filter en sorteer transactiegegevens

Zodra uw transactiegegevens in Excel verschijnen, past u de standaard filters en sorteringen toe om specifieke boekingen te isoleren. Gebruik de AutoFilter-functie van Excel om alleen transacties weer te geven boven een bepaald bedrag, van een specifieke leverancier of geboekt op specifieke datums.

U kunt ook draaitabellen toevoegen bovenop uw drill-down-gegevens voor meer geavanceerde groepering en samenvatting. Sorteer op boekingsdatum om de chronologische volgorde te zien, of op bedrag om de grootste bijdragers aan een saldo te identificeren.

Deze Excel-tools werken direct op uw opgehaalde gegevens, waardoor u meerdere analytische perspectieven krijgt zonder terug te hoeven keren naar Business Central.

6. Sla uw rapportmal op

Na het bouwen van een drill-down-workflow die werkt voor uw team, slaat u het Excel-bestand op als sjabloon. Alle verbindingsinstellingen, formules en opmaak blijven behouden voor toekomstig gebruik.

Open volgende maand het sjabloon, klik op "Gegevens vernieuwen" in het Exsion-lint en uw volledige rapport wordt bijgewerkt met de huidige cijfers. Elke drill-down die u uitvoert, weerspiegelt de nieuwste transacties uit uw database.

Overweeg om sjablonen te delen met collega's die soortgelijke analyses nodig hebben. Met de functie voor de bibliotheek met Exsion-functies kunt u herbruikbare definities opslaan waartoe elk teamlid toegang heeft.

Waarom is drill-down-rapportage belangrijk voor financiële teams?

Met drill-down-rapportage kunt u samenvattende cijfers snel verifiëren door de individuele transacties te tonen die deze cijfers vormen. Wanneer auditors om ondersteunend bewijs vragen of managers vragen hebben over een afwijking, kunt u de exacte boekingen laten zien die daarvoor verantwoordelijk zijn.

Deze mogelijkheid vermindert de tijd die wordt besteed aan het zoeken in ERP-schermen en elimineert het risico op het presenteren van cijfers die u niet kunt verklaren. Financiële teams die Exsion Reporting gebruiken, kunnen binnen enkele minuten reageren op ad-hocvragen in plaats van uren.

Drill-down-analyse helpt ook om boekingsfouten vroegtijdig te identificeren. Wanneer een saldo er ongewoon uitziet, onthult het onderzoeken van de onderliggende transacties vaak de bron van het verschil voordat het een groter probleem wordt.

Welke gegevens hebt u toegang toe via Excel Drill-Down in Business Central?

U kunt alle gegevens ophalen die zijn opgeslagen in de tabellen van Business Central, inclusief grootboekposten, klantposten, leveranciersposten, artikelposten en dimensiewaarden. De Exsion-documentatie vermeldt alle beschikbare standaardfuncties en hun parameters.

Voor complexere scenario's kunt u met Dynamic Downloads meerdere tabellen combineren en complexe filters toepassen. U kunt bijvoorbeeld verkoopfactuurkoppen combineren met regeldetails, of grootboekposten koppelen aan de bijbehorende dimensies.

Analyseweergaven die in Business Central zijn geconfigureerd, zijn ook toegankelijk via de functie EXSIONBC_ANVBAL, waardoor drill-down op vooraf geaggregeerde financiële dimensies mogelijk is.

Hoe Exsion365 u helpt om sneller transactiedetails te bekijken

Exsion365 verbindt uw Excel-spreadsheets rechtstreeks met live Business Central-gegevens. U bouwt rapporten op met vertrouwde Excel-formules en vernieuwt ze met één enkele klik. Wanneer u moet inzoomen, haalt de functie Details weergeven elke bijdragende transactie op zonder dat u uw werkmap hoeft te verlaten.

Financieel controllers bij bedrijven zoals AASK hebben hun maandelijkse rapportagetijd aanzienlijk verkort door herhaalde gegevensexport te elimineren. De tool respecteert de beveiliging van Business Central, zodat elke gebruiker alleen ziet wat diens rechten toestaan.

Exsion365 vereist slechts één trainingsdag om te beginnen met het maken van uw eigen rapporten. Het is niet nodig om een nieuwe interface te leren of complexe configuraties te bouwen. Als u Excel kunt gebruiken, kunt u drill-down-analyses uitvoeren met Exsion365.

Veelgestelde vragen over inzoomen op transacties in Excel voor BC

Kan ik vanuit een grootboeksaldo inzoomen op individuele facturen en journaalposten?

Ja. Exsion365 haalt alle grootboekposten op die deel uitmaken van een saldo op een grootboekrekening. Elke boeking bevat het documentnummer, de boekingsdatum, het bedrag en de omschrijving. U kunt deze resultaten vervolgens filteren in Excel om specifieke facturen of journaalposten te vinden.

Werkt de drill-down-functionaliteit met meerdere Business Central-bedrijven?

Exsion365 ondersteunt multi-company rapportage. U kunt samenvattende rapporten maken die gegevens van verschillende bedrijven combineren en inzoomen op transacties van elk van hen. De bedrijfsnaam verschijnt in uw resultaten zodat u weet bij welke entiteit elke boeking hoort.

Hoe actueel zijn de gegevens wanneer ik een drill-down uitvoer?

Exsion haalt real-time gegevens rechtstreeks op uit Business Central. Wanneer u op Details weergeven of Gegevens vernieuwen klikt, ziet u de huidige status van uw database. Er is geen nachtelijk batchproces of vertraagde synchronisatie.

Kan ik mijn drill-down-resultaten opslaan voor later gebruik?

Ja. Omdat de resultaten in Excel verschijnen, kunt u het werkboek opslaan of de functie "Formules naar waarden" van Exsion365 gebruiken om een statische momentopname te maken. Dit is handig wanneer u transactiedetails moet delen met iemand die Exsion niet heeft geïnstalleerd.

Wat gebeurt er als ik geen rechten heb om bepaalde transacties te bekijken?

Exsion respecteert uw Business Central-gebruikersrechten. Als uw rol geen toegang toestaat tot bepaalde tabellen of records, verschijnen deze niet in uw drill-down-resultaten. Dit zorgt ervoor dat de gegevensbeveiliging consistent blijft tussen uw ERP en Excel-rapporten.