Wenn Sie die Finanzkonsolidierung für mehrere Unternehmen in Microsoft Dynamics 365 Business Central verwalten, kann die Wahl des richtigen Excel-Berichterstellungstools über Erfolg oder Misserfolg Ihres Monatsabschlusses entscheiden. Exsion365 bietet Finanzteams eine direkte Verbindung von Excel zu Business Central und ermöglicht so Berichte in Echtzeit ohne Rätselraten. Dieser Leitfaden führt Sie durch ein praktisches Bewertungsmodell, damit Sie selbstbewusst eine Lösung auswählen können, die den Anforderungen Ihres Teams entspricht.

Kurzanleitung: So vergleichen Sie Business Central Excel-Berichterstellungstools in 6 einfachen Schritten

1. Definieren Sie Ihre Berichterstattungsanforderungen — Identifizieren Sie die spezifischen Berichte, Datenquellen und mandantenübergreifenden Anforderungen, die Ihr Finanzteam abdecken muss.

2. Bewerten Sie die Möglichkeiten des Live-Datenzugriffs — Prüfen Sie, ob sich das Tool für Echtzeitdaten direkt mit Business Central verbindet, ohne dass ein Export erforderlich ist.

3. Testen Sie die Funktionen zur Konsolidierung mehrerer Unternehmen — Stellen Sie sicher, dass das Tool Daten über mehrere Mandanten hinweg in einem einzigen Bericht zusammenführen kann.

4. Messen Sie die Geschwindigkeit der Datenaktualisierung — Messen Sie, wie schnell das Tool Berichte aktualisiert, wenn es mit Live-Daten aus Business Central verbunden ist.

5. Beurteilen Sie die Benutzerfreundlichkeit und Einarbeitungszeit — Bestimmen Sie, wie schnell Ihr Finanzteam mit dem intuitiven Excel-Add-In von Exsion365 Berichte erstellen kann.

6. Vergleichen Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO) — Berücksichtigen Sie Lizenzierung, Implementierungszeit, Schulung und laufende Wartungskosten.

So bewerten Sie Excel-Berichterstellungstools für Business Central

1. Definieren Sie Ihre Berichterstattungsanforderungen

Beginnen Sie damit, genau zu dokumentieren, was Ihr Finanzteam von einem Berichterstellungstool benötigt. Listen Sie die spezifischen Berichte auf, die Sie monatlich, vierteljährlich und jährlich erstellen. Dazu gehören Gewinn- und Verlustrechnungen, Cashflow-Berichte, Bilanzen und alle Ad-hoc-Analysen, die Ihre Controller regelmäßig anfertigen.

Denken Sie auch an Ihre Datenquellen. Greifen Sie auf eine einzelne Business Central-Umgebung zu oder müssen Sie Finanzdaten aus mehreren Unternehmen konsolidieren? Laut Microsoft Learn unterstützt Business Central die Konsolidierung über Unternehmen hinweg mit unterschiedlichen Kontenrahmen, Geschäftsjahren und Währungen.

Ihr Anforderungsdokument sollte folgende Fragen beantworten: Wie viele Mandanten müssen konsolidiert werden? Welche Dimensionen und Filter wenden Sie an? Wie hoch ist Ihr aktueller Zeitaufwand für den Monatsabschlussberichts? Diese Klarheit hilft Ihnen, Tools anhand realer Anforderungen und nicht anhand von Marketingversprechen zu bewerten.

2. Bewerten Sie die Möglichkeiten des Live-Datenzugriffs

Der Unterschied zwischen Live-Datenzugriff und exportierten Momentaufnahmen bestimmt, wie viel Zeit Ihr Team für die Berichtsvorbereitung aufwendet. Tools, die direkt mit Business Central verbunden sind, rufen aktuelle Zahlen ab, wann immer Sie sie benötigen. Exportbasierte Ansätze erfordern, dass Sie die Daten jedes Mal neu abrufen, wenn sich etwas ändert.

Suchen Sie nach Lösungen, die die Benutzerberechtigungen von Business Central berücksichtigen. Ihr Berichterstellungstool sollte dieselben Datenzugriffsregeln beachten, die in Ihrem ERP konfiguriert sind. Dies stellt sicher, dass Controller nur die Finanzdaten sehen, für die sie eine Berechtigung haben.

Testen Sie die Verbindungsmethode während Ihrer Evaluierung. Einige Tools verwenden OData-Verbindungen, andere nutzen benutzerdefinierte APIs und manche lassen sich direkt als Business Central-Erweiterungen installieren. Jeder Ansatz hat Vor- und Nachteile in Bezug auf die Komplexität der Einrichtung und die Datenlatenz.

3. Testen Sie die Funktionen zur Konsolidierung mehrerer Unternehmen

Bei der Konsolidierung mehrerer Unternehmen stoßen viele Excel-Berichterstellungstools an ihre Grenzen. Sie benötigen die Möglichkeit, Daten aus mehreren Business Central-Mandanten in einen einzigen Bericht zu ziehen, ohne für jedes Unternehmen neue Formeln erstellen zu müssen.

Testen Sie, ob das Tool die Währungsumrechnung zwischen Tochtergesellschaften und Ihrer konsolidierten Berichtswährung unterstützt. Prüfen Sie, ob es konzerninterne Eliminierungen handhabt oder die Daten zumindest in einem Format exportiert, das diesen Prozess vereinfacht.

Bitten wir um eine Vorführung anhand Ihrer tatsächlichen Unternehmensstruktur. Ein Tool, das mit zwei Mandanten reibungslos funktioniert, kann bei zehn Mandanten erheblich langsamer werden. Fordern Sie Leistungs-Benchmarks für Datenbestände an, die Ihren ähneln.

4. Messen Sie die Geschwindigkeit der Datenaktualisierung

Die Aktualisierungsgeschwindigkeit beeinflusst, wie Ihr Team das Tool im Alltag nutzt. Eine Ein-Klick-Aktualisierung, die zwei Sekunden dauert, fördert die Echtzeitanalyse. Eine fünfminütige Aktualisierung hält von iterativen Analysen und Untersuchungen ab.

Messen Sie während Ihrer Testphase die Aktualisierungszeit bei Berichten unterschiedlicher Komplexität. Beginnen Sie mit einer einfachen Abfrage einer einzelnen Tabelle, testen Sie dann einen tabellenübergreifenden Bericht mit mehreren Dimensionen. Messen Sie schließlich einen konsolidierten Bericht, der Daten aus mehreren Unternehmen zusammenführt.

Berücksichtigen Sie, was passiert, wenn mehrere Teammitglieder gleichzeitig Daten aktualisieren. Cloudbasierte Lösungen verarbeiten gleichzeitige Zugriffe oft konsistenter als lokal installierte Add-Ins, die um die Netzwerkbandbreite konkurrieren.

5. Beurteilen Sie die Benutzerfreundlichkeit und Einarbeitungszeit

Ihr Finanzteam kennt sich bereits mit Excel aus. Das ideale Berichterstellungstool baut auf dieser Vertrautheit auf, anstatt völlig neue Fähigkeiten vorauszusetzen. Bewerten Sie, wie sich das Tool in die native Excel-Benutzeroberfläche integriert.

Fragen Sie die Anbieter nach den üblichen Einführungszeiten. Einige Tools erfordern wochenlange Schulungen und den Einsatz von Beratern. Andere, wie Exsion365, ermöglichen es Controllern, bereits nach wenigen Schulungsstunden eigene Berichte zu erstellen.

Achten Sie auf die Verfügbarkeit von Vorlagen. Vorgefertigte Berichtsvorlagen beschleunigen die Einführung, indem sie Ihrem Team Ausgangspunkte bieten, die sie individuell anpassen können. Dies verkürzt die Lernkurve und bewahrt gleichzeitig die Flexibilität für Ihre spezifischen Berichterstattungsanforderungen.

6. Vergleichen Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO)

Lizenzgebühren stellen nur einen Teil Ihrer Investition dar. Berechnen Sie die Gesamtkosten, indem Sie die Implementierungszeit, die Schulungsstunden und den laufenden Supportbedarf einbeziehen.

Schätzen Sie die versteckten Kosten Ihres aktuellen Ansatzes. Wie viele Stunden verbringt Ihr Team jeden Monat mit der Datenaufbereitung? Welche Kosten entstehen durch Fehler, die erst spät im Berichtszyklus entdeckt werden? Diese Zahlen helfen Ihnen, den Return on Investment für jedes neue Tool zu berechnen.

Fordern Sie von jedem Anbieter eine transparente Preisgestaltung an, einschließlich eventueller Gebühren pro Benutzer, Gebühren pro Mandant oder gestaffelter Preise basierend auf dem Datenvolumen. Transparenz an dieser Stelle zeigt, welche Art von Partnerschaft Sie langfristig erwarten können.

Welche Funktionen sind für die Berichterstattung über mehrere Unternehmen am wichtigsten?

Die Berichterstattung über mehrere Unternehmen hinweg erfordert spezifische Funktionen, die universellen Tools oft fehlen. Ihre Bewertung sollte Funktionen priorisieren, die Konsolidierungsherausforderungen direkt lösen.

Suchen Sie nach mandantenübergreifenden Abfragen, mit denen Sie Formeln erstellen können, die sich in einer einzigen Zelle auf mehrere Unternehmen beziehen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, für jeden Mandanten separate Registerkarten zu erstellen und diese manuell zu addieren.

Die Währungsverwaltung ist wichtig, wenn Ihre Tochtergesellschaften in unterschiedlichen Währungen arbeiten. Das Tool sollte Wechselkurse konsistent anwenden, indem es diese entweder aus Business Central bezieht oder Ihnen ermöglicht, sie für jeden Berichtszeitraum manuell festzulegen.

Warum ist die Aktualisierungsgeschwindigkeit für Finanzteams so wichtig?

Finanzteams stehen während der Abschlusszyklen unter starkem Zeitdruck. Jede Minute, die mit dem Warten auf das Laden von Daten verbracht wird, ist eine Minute, die nicht für Analysen und Prüfungen genutzt wird. Die Geschwindigkeit wirkt sich direkt auf Ihre Fähigkeit aus, auf Fragen des Managements zu reagieren.

Eine schnelle Aktualisierung ermöglicht auch Was-wäre-wenn-Analysen. Wenn Sie Annahmen aktualisieren und die Ergebnisse in Sekundenschnelle sehen können, untersuchen Sie mehr Szenarien. Dies führt zu fundierteren Prognosen und einer sichereren finanziellen Steuerung.

Berücksichtigen Sie auch die psychologische Wirkung. Ein reaktionsschnelles Tool fühlt sich wie eine natürliche Erweiterung von Excel an. Ein langsames Tool wird als Hindernis wahrgenommen, und Ihr Team wird Umwege finden, die die Data Governance untergraben.

Wie Exsion365 Ihnen hilft, die Berichterstellung in Business Central zu optimieren

Exsion365 bietet eine Excel-basierte Berichterstellung, die sich direkt mit Ihren Business Central-Daten verbindet. Sie arbeiten in der vertrauten Excel-Umgebung, während Sie Live-Zahlen mit einem einzigen Klick abrufen. Kein Exportieren, Importieren oder Neuformatieren mehr.

Das Exsion Excel-Add-In unterstützt standardmäßig die Berichterstattung über mehrere Unternehmen und Tabellen hinweg. Sie können Finanzdaten über verschiedene Entitäten hinweg konsolidieren, ohne komplexe Umwege bauen zu müssen. Ihre Berichte bleiben aktuell, da sie immer mit Ihrem ERP verbunden sind.

Finanzteams, die Exsion365 nutzen, berichten von erheblichen Zeiteinsparungen beim Monatsabschlussbericht. Controller können schnell auf Fragen der Geschäftsführung reagieren, da das Aktualisieren eines Berichts Sekunden statt Stunden dauert. Dank der kurzen Lernkurve ist Ihr Team schnell produktiv – oft schon nach nur einer Schulungseinheit.

Starten Sie Ihre kostenlose Testversion und erleben Sie, wie Exsion365 die Business Central-Berichterstellung für Ihr Finanzteam vereinfacht.

FAQs zur Bewertung von Excel-Berichterstellungstools für Business Central bei der konsolidierten Finanzberichterstattung mehrerer Unternehmen

Was ist der wichtigste Faktor bei der Auswahl eines Excel-Berichterstellungstools für Business Central?

Die Konnektivität von Live-Daten ist in der Regel der wichtigste Faktor. Exsion365 verbindet sich direkt mit Business Central, sodass Ihre Berichte immer die aktuellen Zahlen widerspiegeln. Dies eliminiert Verzögerungen und Fehler, die mit exportbasierten Ansätzen einhergehen.

Wie lange dauert es, ein Excel-Berichterstellungstool für Business Central zu implementieren?

Die Einführungszeiten variieren je nach Lösung erheblich. Exsion365 ist schnell installiert und die meisten Finanzteams können bereits nach wenigen Schulungsstunden mit der Erstellung von Berichten beginnen. Komplexe Enterprise-Tools erfordern unter Umständen wochen- oder monatelange Konfiguration.

Können Excel-Berichterstellungstools mehrere Business Central-Unternehmen verarbeiten?

Nicht alle Tools unterstützen die Konsolidierung über mehrere Unternehmen hinweg gleichermaßen. Exsion365 enthält integrierte Multi-Entity-Funktionen, mit denen Sie Daten aus mehreren Unternehmen ohne manuelle Zusammenführung in einem einzigen Excel-Bericht zusammenführen können.

Was ist der Unterschied zwischen Live-Daten und echtzeitnahen Daten in Berichterstellungstools?

Live-Daten verbinden sich in dem Moment, in dem Sie die Daten aktualisieren, direkt mit Business Central. Echtzeitnahe Daten (Near-Real-Time) beinhalten in der Regel geplante Datenexporte, die bereits Minuten oder Stunden alt sein können. Exsion365 bietet Live-Verbindungen, sodass Sie immer aktuelle Zahlen sehen.

Benötige ich IT-Unterstützung, um Excel-Berichterstellungstools für Business Central zu nutzen?

Das richtige Tool minimiert den IT-Aufwand. Exsion365 ermöglicht eine selbstständige Berichterstellung, sodass Finanzteams Berichte unabhängig erstellen und anpassen können. Sie benötigen keine Entwickler oder Berater für die täglichen Berichtsaufgaben.

Wie wirken sich Berichterstellungstools auf die Zeiten des Monatsabschlusses aus?

Schnelle und zuverlässige Berichterstellungstools können die Zeiten für den Monatsabschluss erheblich verkürzen. Teams, die Exsion365 nutzen, verbringen weniger Zeit mit der Datenaufbereitung und mehr Zeit mit Analyse und Prüfung. Aktualisierung mit nur einem Klick bedeutet, dass Sie nicht auf den Abschluss von Exporten warten müssen.