Der Monatsabschluss kann sich wie ein Wettlauf gegen die Zeit anfühlen. Controller und Finanzteams, die mit Microsoft Dynamics 365 Business Central arbeiten, exportieren oft Daten, kopieren Zahlen und erstellen Berichte mühsam von Grund auf neu. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Live-Management-Informationen direkt in Excel laden, sodass sich Ihre Berichte sofort mit den aktuellen Zahlen aktualisieren.

Exsion365 bietet Ihnen eine direkte Verbindung zwischen Business Central und Excel. Anstelle von statischen Exporten, die innerhalb weniger Stunden veralten, erhalten Sie Berichte, die sich mit einem Klick aktualisieren lassen. Die folgenden Schritte führen Sie durch die Einrichtung dieser Verbindung und den Aufbau von Berichten, die eine präzise und zeitnahe Entscheidungsfindung unterstützen.

Kurzanleitung: In 6 einfachen Schritten Live-BC-Daten in Excel importieren

1. Installieren Sie das Exsion Excel-Add-In – Fügen Sie die Berichtserweiterung in weniger als fünf Minuten Ihrer Excel-Umgebung hinzu.

2. Verbinden Sie sich mit Ihrer Business Central-Umgebung – Authentifizieren Sie Ihr Konto mit Ihren vorhandenen BC-Anmeldedaten.

3. Wählen Sie die Tabellen und Felder aus, die Sie benötigen – Wählen Sie die spezifischen Datenpunkte für Ihren Managementbericht.

4. Erstellen Sie Ihr Berichtslayout in Excel – Gestalten Sie Ihre Berichtsstruktur unter Verwendung vertrauter Excel-Formatierungen.

5. Aktualisieren Sie Ihre Daten mit einem Klick – Rufen Sie die neuesten Zahlen direkt aus Business Central ab.

6. Teilen und nutzen Sie Ihre Vorlagen wieder – Speichern Sie Ihren Bericht für die wiederkehrende Verwendung am Monatsende.

So importieren Sie Live-Management-Informationen aus Business Central in Excel

1. Installieren Sie das Exsion Excel-Add-in

Beginnen Sie mit der Installation des Add-Ins Exsion Reporting aus Microsoft AppSource. Sie benötigen Administratorrechte in Business Central, um diesen Schritt abzuschließen. Die Installation dauert nur wenige Minuten und erfordert in den meisten Organisationen keine IT-Unterstützung.

Nach der Installation erscheint das Add-In in Ihrer Excel-Menüleiste. Von dort aus können Sie auf alle verfügbaren Business Central-Tabellen und -Felder zugreifen, ohne Ihre Tabelle zu verlassen.

2. Verbinden Sie sich mit Ihrer Business Central-Umgebung

Öffnen Sie Excel und navigieren Sie zum Reiter „Exsion“. Klicken Sie auf „Verbinden“ und melden Sie sich mit Ihren Standard-Business-Central-Sicherheitsdaten an. Das System berücksichtigt Ihre bestehenden Benutzerberechtigungen, sodass Sie nur die Daten sehen, für die Sie eine Zugriffsberechtigung besitzen.

Diese Verbindung bleibt über verschiedene Sitzungen hinweg aktiv. Sie müssen sich nicht jedes Mal neu authentifizieren, wenn Sie Ihre Berichtsdatei öffnen.

3. Wählen Sie die Tabellen und Felder aus, die Sie benötigen

Managementberichte basieren in der Regel auf mehreren Tabellen: Sachbucheinträge, Debitorenposten, Artikelposten und Budgetposten. Mit Exsion365 können Sie Daten aus all diesen Quellen in einem einzigen Excel-Bericht kombinieren.

Wählen Sie die spezifischen Felder aus, die für Ihre Berichterstattung relevant sind. Für eine Gewinn- und Verlustrechnung können Sie Buchungsdaten, Kontonummern, Beträge und Dimensionswerte abrufen. Die Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihnen, Daten an der Quelle zu filtern, was das Datenvolumen reduziert, das an Ihre Tabelle übertragen wird.

4. Erstellen Sie Ihr Berichtslayout in Excel

Gestalten Sie Ihren Managementbericht mit den standardmäßigen Excel-Funktionen. Erstellen Sie Pivot-Tabellen, fügen Sie bedingte Formatierungen hinzu und erstellen Sie Diagramme. Da Ihre Datenverbindung live ist, aktualisieren sich diese Visualisierungen automatisch, sobald Sie die Daten aktualisieren.

Finanzteams erstellen häufig wiederverwendbare Vorlagen für ihre gängigsten Berichte. Eine gut strukturierte Vorlage sorgt dafür, dass der Abschluss des nächsten Monats mit bereits voreingestellten Formatierungen beginnt.

5. Aktualisieren Sie Ihre Daten mit einem Klick

Wenn Sie aktuelle Zahlen benötigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ in der Exsion-Menüleiste. Das Add-In fragt Business Central direkt ab und aktualisiert Ihren Bericht mit Echtzeitdaten. Es ist nicht erforderlich, Zahlen manuell zu exportieren, herunterzuladen oder zu kopieren.

Diese Aktualisierung erfolgt in Sekundenschnelle, nicht in Minuten. Für Unternehmen, die mehrere Mandanten in Business Central verwalten, kann Exsion365 konsolidierte Daten über alle Einheiten hinweg in einem einzigen Vorgang abrufen.

6. Teilen und nutzen Sie Ihre Vorlagen wieder

Speichern Sie Ihren fertigen Bericht als Vorlage ab. Öffnen Sie im nächsten Monat einfach die Datei und aktualisieren Sie die Daten. Das Layout, die Formeln und die Formatierung bleiben erhalten, während die dahinterliegenden Zahlen aktualisiert werden, um den aktuellen Zeitraum widerzuspiegeln.

Sie können diese Vorlagen mit Kollegen teilen, die über Exsion365-Lizenzen verfügen. Jeder Benutzer sieht nur die Daten, die durch seine Business Central-Berechtigungen freigegeben sind, wodurch eine angemessene Zugriffskontrolle in Ihrem Finanzteam gewährleistet wird.

Warum dauert die Berichterstattung zum Monatsende in Business Central so lange?

Traditionelle Ansätze bei der Berichterstattung aus Business Central beinhalten den Export von Daten in CSV- oder Excel-Dateien und das anschließende Kopieren dieser Zahlen in formatierte Berichte. Jeder Export stellt nur eine Momentaufnahme dar. Bis Sie die Erstellung Ihres Berichts abgeschlossen haben, können sich die Quelldaten bereits wieder geändert haben.

Diese zeitliche Lücke zwischen Datenextraktion und Berichtsübergabe führt zu zwei Problemen. Erstens spiegeln Ihre Berichte nicht die allerneuesten Transaktionen wider. Zweitens müssen Sie den gesamten Prozess von vorn beginnen, wenn nach Ihrem Export noch Buchungen oder Anpassungen vorgenommen werden.

Eine direkte Verbindung beseitigt diese Verzögerung. Ihr Excel-Bericht zieht die Daten genau in dem Moment, in dem Sie sie benötigen, und die Aktualisierung erfordert nur einen Klick anstelle eines mehrstufigen Export-Workflows.

Welche Informationen können Sie aus Business Central in Excel importieren?

Business Central speichert umfangreiche finanzielle und operative Daten in Hunderten von Tabellen. Für die Finanzberichterstattung gehören zu den am häufigsten genutzten Tabellen:

• Sachposten: Alle gebuchten Hauptbuchtransaktionen inklusive Daten, Beträgen und Dimensionen

• Debitorposten: Rechnungen, Zahlungen und offene Posten nach Kunden sortiert

• Kreditorposten: Einkaufsrechnungen, Zahlungen und fällige Beträge

• Budgetposten: Planungszahlen für Abweichungsanalysen

• Artikelposten: Lagerbewegungen und -bewertungen

Mit dem richtigen Tool können Sie diese Tabellen in Excel zusammenführen, ohne SQL-Abfragen schreiben zu müssen. Exsion365 verarbeitet die Datenbeziehungen automatisch, sodass Sie sich auf die Analyse statt auf die Datenextraktion konzentrieren können.

Wie Exsion365 Ihnen hilft, Echtzeit-Managementberichte zu erstellen

Exsion365 verbindet Excel direkt mit Ihrer Business Central-Umgebung. Das Add-In Exsion Reporting läuft vollständig innerhalb von Excel, sodass keine neue Benutzeroberfläche erlernt werden muss. Controller, die mit Pivot-Tabellen und Formeln vertraut sind, können nach einer kurzen Einführung sofort mit der Erstellung von Berichten beginnen.

Die Plattform unterstützt Drill-Down-Funktionen, mit denen Sie von zusammenfassenden Zahlen direkt zu den zugrunde liegenden Transaktionen klicken können. Wenn Ihnen eine Zahl unerwartet vorkommt, können Sie die Details prüfen, ohne zu Business Central wechseln zu müssen.

Für Organisationen, die mehrere rechtliche Einheiten verwalten, konsolidiert das Multi-Entity-Paket die Daten über alle Unternehmen hinweg. Finanzverantwortliche erhalten eine einheitliche Sicht auf die Leistung der gesamten Gruppe und behalten gleichzeitig die Möglichkeit, einzelne Tochtergesellschaften zu analysieren.

Sind Sie bereit, Berichte nicht mehr jeden Monat von Grund auf neu erstellen zu müssen? Vereinbaren Sie eine Demo, um zu sehen, wie Exsion365 in Ihren Berichts-Workflow passt.

FAQs zum Import von Live-Daten aus Business Central nach Excel

Wie lange dauert es, eine Live-Verbindung zwischen Business Central und Excel einzurichten?

Die Ersteinrichtung dauert etwa 15 Minuten. Dies beinhaltet die Installation der Exsion365-Erweiterung, die Authentifizierung Ihres Kontos und das Ausführen Ihrer ersten Datenaktualisierung. Die meisten Finanzteams erstellen ihren ersten Managementbericht bereits innerhalb weniger Stunden nach dem Start.

Funktioniert Exsion365 sowohl mit Business Central Cloud als auch On-Premises?

Exsion365 unterstützt beide Bereitstellungsmodelle. Bei Cloud-Umgebungen nutzt die Verbindung die standardmäßige OAuth-Authentifizierung über die Identitätsplattform von Microsoft. On-Premises-Installationen verbinden sich über sichere Webdienste.

Kann ich Daten für mehrere Unternehmen gleichzeitig aktualisieren?

Ja. Mit den Multi-Entity-Funktionen von Exsion365 können Sie konsolidierte Daten über alle Unternehmen in Ihrer Business Central-Umgebung hinweg abrufen. Dies ist besonders nützlich für die Finanzberichterstattung auf Gruppenebene, bei der Sie Zahlen von mehreren Tochtergesellschaften in einer einzigen Ansicht benötigen.

Was passiert mit meinen bestehenden Excel-Berichten, wenn ich Exsion365 verwende?

Ihre aktuellen Berichte funktionieren weiterhin wie gewohnt. Exsion365 fügt neue Funktionen hinzu, ohne bestehende Arbeitsabläufe zu stören. Viele Benutzer stellen ihre statischen Berichte schrittweise auf live-verbundene Vorlagen um und beginnen mit den zeitaufwendigsten Berichten.

Wie geht das System mit Benutzerberechtigungen um?

Exsion365 übernimmt die Berechtigungsstruktur von Business Central. Wenn ein Benutzer bestimmte Datensätze in BC nicht anzeigen darf, sieht er sie auch in Excel nicht. Das bedeutet, dass Sie Berichtsvorlagen in Ihrem Team teilen können, ohne sich Sorgen über unbefugten Datenzugriff machen zu müssen.

Welche Schulung benötige ich, um Exsion365 für das Management-Reporting zu nutzen?

Die meisten Controller schließen ihre Schulung an einem einzigen Tag ab. Das Exsion365-Team bietet Einführungssitzungen an, die Datenauswahl, Berichterstellung und Aktualisierungs-Workflows abdecken. Da das Tool innerhalb von Excel läuft, wenden Benutzer Fähigkeiten an, die sie bereits besitzen.