Ihr Finanzteam arbeitet unter hohem Zeitdruck. Doch jedes Mal, wenn Sie einen maßgeschneiderten Bericht aus Business Central benötigen, müssen Sie warten. Sie senden die Anfrage an die IT-Abteilung und erhalten Tage später einen Download, der bereits veraltet ist. Exsion365 bietet Ihnen einen direkten Weg von Business Central zu Excel, sodass Sie Ihre eigenen Daten abrufen und Berichte ohne Warteschlange erstellen können.

Dieser Leitfaden führt Sie durch sieben praktische Schritte, um diese Abhängigkeit zu verringern und die Kontrolle über Ihren Finanzberichterstattungs-Workflow zu übernehmen. Sie erfahren, wie Sie Excel direkt mit Business Central verbinden, Ad-hoc-Berichte erstellen und alles mit einem einzigen Klick aktualisieren.

Kurzanleitung: Wie Sie die IT-Abhängigkeit bei BC-Berichten in 7 einfachen Schritten reduzieren

1. Identifizieren Sie Ihre häufigsten Berichtsanfragen: Überprüfen Sie, welche Berichte Sie am häufigsten bei der IT anfordern, um die Einführung von Self-Service-Lösungen zu priorisieren.

2. Richten Sie den direkten Excel-zu-Business-Central-Zugriff ein: Verbinden Sie Excel über Exsion365 mit Ihren BC-Daten, um sofortige Live-Berichtsfunktionen zu erhalten.

3. Definieren Sie Ihre Datentabellen und -felder: Wählen Sie die spezifischen Business Central-Tabellen und -Felder aus, die Sie für den jeweiligen Berichtstyp benötigen.

4. Erstellen Sie wiederverwendbare Download-Definitionen: Erstellen Sie Vorlagen, die jedes Mal die richtigen Daten abrufen, um wiederholte Einrichtungsschritte zu vermeiden.

5. Erstellen Sie Ihren ersten Ad-hoc-Bericht: Nutzen Sie Excel-Formeln und -Formatierungen auf Live-Daten aus Business Central, um einen funktionierenden Bericht zu erstellen.

6. Aktivieren Sie den Drilldown für Transaktionsdetails: Konfigurieren Sie Ihre Berichte so, dass Sie bei Bedarf per Klick direkt zu einzelnen Transaktionen gelangen können.

7. Planen oder aktualisieren Sie Berichte auf Knopfdruck: Richten Sie eine Aktualisierung per Klick oder einen automatisierten Versand ein, damit die Berichte stets aktuell bleiben.

Wie Sie die IT-Abhängigkeit bei Ihren Business-Central-Berichten reduzieren

1. Identifizieren Sie Ihre häufigsten Berichtsanfragen

Erstellen Sie zunächst eine Liste der Berichte, die Sie am häufigsten bei der IT anfordern. Dazu gehören beispielsweise Fälligkeitslisten von Forderungen, Cashflow-Übersichten oder Gewinn- und Verlustrechnungen nach Kostenstellen. Werfen Sie einen Blick auf Ihren E-Mail-Verlauf und Ihr Ticket-System, um Muster zu erkennen.

Konzentrieren Sie sich auf Berichte, die Sie wöchentlich oder monatlich benötigen. Diese wiederkehrenden Anfragen beanspruchen die meiste Zeit der IT und führen zu den längsten Verzögerungen für Ihr Team. Sobald Sie diese identifiziert haben, können Sie priorisieren, welche Sie zuerst mit Self-Service-Tools angehen möchten.

Sprechen Sie auch mit Ihren Kollegen in der Finanzabteilung. Diese haben wahrscheinlich eine eigene Wunschliste für Berichte, die es in der Warteschlange der IT nie ganz nach oben schaffen. Das Zusammenführen dieser Anforderungen hilft Ihnen, Argumente für eine Veränderung zu sammeln, und stellt sicher, dass alle davon profitieren.

2. Richten Sie den direkten Excel-zu-Business-Central-Zugriff ein

Die Grundlage für ein von der IT unabhängiges Reporting ist eine direkte Verbindung zwischen Excel und Ihren Business-Central-Daten. Dadurch entfallen Exporte, Dateiübertragungen und veraltete Momentaufnahmen. Sie arbeiten stattdessen mit Live-Informationen.

Mit Exsion Reporting installieren Sie ein Excel-Add-In, das sich mit Ihrer Business-Central-Umgebung verbindet. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten und Sie benötigen außer den Berechtigungen, die Sie bereits in BC haben, keine Administratorrechte oder speziellen Freigaben.

Ihre bestehenden Business Central-Benutzerberechtigungen regeln, auf welche Daten Sie zugreifen können. Das bedeutet, dass dieselben Sicherheitsregeln gelten. Sie sehen nur das, wozu Sie berechtigt sind, und die IT muss keine separate Zugriffsebene verwalten.

3. Definieren Sie Ihre Datentabellen und -felder

Sobald die Verbindung hergestellt ist, wählen Sie die benötigten Business Central-Tabellen und -Felder aus. Für einen Forderungsbericht können Sie beispielsweise Daten aus den Debitorenposten (Customer Ledger Entries) abrufen. Für eine Bestandsanalyse wählen Sie die Artikelposten (Item Ledger Entries). Die Tabellennamen entsprechen denen in BC.

Sie sind nicht auf jeweils eine Tabelle beschränkt. Tabellenübergreifende Verknüpfungen (Multi-table Joins) ermöglichen es Ihnen, Daten von Debitoren, Verkäufen und Posten in einem einzigen Bericht zu kombinieren. Dadurch entfallen mehrere Exporte und manuelle SVERWEIS-Vorgänge.

Halten Sie Ihren ersten Bericht einfach. Wählen Sie eine einzelne Tabelle aus, bestimmen Sie 5-10 Schlüsselfelder und machen Sie sich mit dem Arbeitsablauf vertraut, bevor Sie ihn komplexer gestalten. Erweitern können Sie ihn später jederzeit.

4. Erstellen Sie wiederverwendbare Download-Definitionen

Eine Download-Definition ist eine gespeicherte Konfiguration, die festlegt, welche Tabellen, Felder und Filter verwendet werden sollen. Sobald Sie eine solche Definition erstellt haben, können Sie sie mit einem einzigen Klick erneut ausführen. Sie müssen den Bericht also nicht jeden Monat neu erstellen.

Geben Sie jeder Definition einen eindeutigen Namen wie „Monatliche OP-Liste nach Kunde“ oder „Wöchentlicher Umsatz nach Region“. Wenn ein Kollege denselben Bericht benötigt, kann er Ihre Definition verwenden, anstatt eine eigene zu erstellen. Dies sorgt für Konsistenz in Ihrem Team.

Speichern Sie Ihre Definitionen an einem gemeinsamen Speicherort oder in einer Teambibliothek. Finanzteams, die Vorlagen austauschen, berichten von weniger Doppelarbeit und einer schnelleren Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

5. Erstellen Sie Ihren ersten Ad-hoc-Bericht

Bringen Sie nun Ihre Definition zum Einsatz. Starten Sie den Download, und Ihre ausgewählten Daten erscheinen innerhalb von Sekunden in Excel. Ab diesem Punkt können Sie Formeln, Pivot-Tabellen, bedingte Formatierungen oder Diagramme anwenden. Sie nutzen dabei Fähigkeiten, die Sie bereits besitzen.

Beginnen Sie mit etwas Praktischem. Ein einfaches Fälligkeitsschema gruppiert ausstehende Forderungen in Zeitfenster von 30, 60 und mehr als 90 Tagen. Fügen Sie am Ende SUMME-Formeln hinzu, heben Sie einige Zellen farbig hervor, und schon haben Sie einen funktionierenden Bericht. Die Daten sind live, sodass die Zahlen Ihre aktuelle BC-Umgebung widerspiegeln.

Sie müssen kein neues Tool oder eine neue Abfragesprache lernen. Alles findet in der Excel-Oberfläche statt, die Sie täglich nutzen. Dies hält die Lernkurve flach und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Analyse statt auf die Technologie zu konzentrieren.

6. Aktivieren Sie den Drilldown für Transaktionsdetails

Zusammenfassungen sind hilfreich, aber manchmal müssen Sie die zugrunde liegenden Transaktionen einsehen. Die Drilldown-Funktion ermöglicht es Ihnen, auf eine Zahl zu klicken und die einzelnen Posten anzuzeigen, aus denen sie sich zusammensetzt. Dies ist für Wirtschaftsprüfungen und Abweichungsanalysen unerlässlich.

In Exsion365 funktioniert der Drilldown direkt aus Ihren Excel-Zellen heraus. Klicken Sie auf ein Gesamtergebnis, und es öffnet sich ein neues Blatt mit den dazugehörigen Detailinformationen. Sie können jeden Wert in Sekundenschnelle auf die Ursprungstransaktionen zurückführen.

Diese Funktion verändert die Art und Weise, wie Sie auf Fragen der Geschäftsführung reagieren. Anstatt die IT um eine detaillierte Abfrage zu bitten, führen Sie den Drilldown selbst durch. Antworten erhalten Sie in Echtzeit und behalten die volle Transparenz über Ihre Daten.

7. Planen oder aktualisieren Sie Berichte auf Knopfdruck

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Berichte auf dem neuesten Stand zu halten. Manuelle Exporte sind bereits veraltet, sobald sie erstellt wurden. Mit einer angebundenen Lösung aktualisieren Sie die Daten manuell oder richten automatisierte Abläufe ein.

Mit nur einem Klick werden alle Daten in Ihrer Arbeitsmappe aktualisiert, während Ihre Formatierungen, Formeln und Diagramme erhalten bleiben. Ihre Vorlage für den Monatsabschlussbericht kann unbegrenzt wiederverwendet werden. Klicken Sie einfach auf Aktualisieren, und die Zahlen werden an die aktuellen Daten aus Business Central angepasst.

Für Berichte, die regelmäßig an Stakeholder geschickt werden müssen, senden automatisierte Bereitstellungsoptionen die fertigen Dateien per E-Mail oder legen sie in einem SharePoint-Ordner ab. Sie richten es einmal ein, und das System kümmert sich zukünftig um die Verteilung.

Welche Risiken birgt es, bei jedem Bericht von der IT abhängig zu sein?

Wenn Sie bei routinemäßigen Finanzberichten auf die IT angewiesen sind, entsteht ein Engpass, der Ihren gesamten Arbeitsablauf beeinträchtigt. Anfragen liegen in der Warteschlange, und bis Sie das Ergebnis erhalten, haben sich die zugrunde liegenden Daten oft schon wieder geändert. Sie treffen Entscheidungen auf der Grundlage der Zahlen von gestern.

Zudem entstehen Opportunitätskosten. IT-Teams haben begrenzte Kapazitäten, und jede Anfrage nach einem individuellen Bericht zieht sie von Aufgaben wie Infrastruktur, Sicherheit und Systemverbesserungen ab. In Deloittes CFO Signals-Umfrage für das 4. Quartal 2025 gaben 50 % der CFOs an, dass die digitale Transformation des Finanzwesens für sie oberste Priorität hat, wobei die Automatisierung den Mitarbeitern Freiraum für anspruchsvollere Analysen verschafft.

Self-Service-Reporting verlagert Routineaufgaben zu den Personen, die die Daten verstehen. Ihr Finanzteam erhält schneller Antworten, und die IT kann sich auf Projekte konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen.

Wie verbessert die Excel-Integration die Geschwindigkeit der Finanzberichterstattung?

Die Excel-Integration macht den Export-Import-Formatierungs-Zyklus überflüssig, der die traditionelle Berichterstattung so langsam macht. Wenn Ihre Tabellenkalkulation direkt mit Business Central verbunden ist, überspringen Sie die manuellen Schritte komplett. Die Daten fließen direkt in Ihre Arbeitsmappe und Sie können sie sofort bearbeiten.

Ein typisches Szenario: Ein Manager bittet vor einem Meeting um aktuelle Zahlen zur Liquiditätslage. Bei einer intelligent verknüpften Arbeitsmappe öffnen Sie die Datei, klicken auf Aktualisieren und teilen die Ergebnisse in weniger als einer Minute. Keine Tickets, keine Wartezeiten, keine veralteten Daten.

Geschwindigkeit ist wichtig beim Monatsabschluss, bei Wirtschaftsprüfungen und bei der Budgetplanung. Jeder eingesparte Tag summiert sich zu spürbaren Produktivitätsgewinnen. Teams, die auf Self-Service-Excel-Reporting setzen, verkürzen ihren Monatsabschluss-Zyklus oft um mehrere Tage.

Wie Exsion365 Sie dabei unterstützt, unabhängige Business-Central-Berichte zu erstellen

Exsion365 wurde für Controller und Finanzexperten entwickelt, die Daten ohne Umwege benötigen. Das Excel-Add-In verbindet sich direkt mit Ihrer Business-Central-Umgebung, sodass Sie jede Tabelle und jedes Feld in Ihre gewohnte Tabellenkalkulation ziehen können. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten.

Das Tool unterstützt das Berichten über mehrere Unternehmen und Umgebungen hinweg, sodass Sie Zahlen über verschiedene Einheiten hinweg konsolidieren können, ohne sie manuell zusammenführen zu müssen. Die Sicherheit entspricht Ihren vorhandenen BC-Berechtigungen. Es muss keine separate Benutzerverwaltung gepflegt werden.

Mit Aktualisierungen per Mausklick, Drilldown zu einzelnen Transaktionen und wiederverwendbaren Vorlagen bietet Exsion365 genau das, was Finanzteams am meisten benötigen: Geschwindigkeit, Genauigkeit und Unabhängigkeit. Fordern Sie eine Demo an, um zu sehen, wie es sich in Ihren Reporting-Workflow integrieren lässt.

FAQs zur Verringerung der IT-Abhängigkeit bei Business-Central-Berichten

Kann ich mit Self-Service-Reporting auf alle Tabellen in Business Central zugreifen?

Ja, Exsion365 gibt Ihnen Zugriff auf alle Standard- und benutzerdefinierten Tabellen in Ihrer Business-Central-Umgebung. Ihre Berechtigungen in BC bestimmen, welche Daten Sie abrufen können. Wenn Sie sie in BC anzeigen können, können Sie sie auch in Excel importieren.

Benötige ich technische Kenntnisse, um ein Excel-basiertes Reporting einzurichten?

Nein. Wenn Sie sicher im Umgang mit Excel sind, bringen Sie bereits alle Fähigkeiten mit, die Sie benötigen. Exsion365 bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, auf der Sie Tabellen und Felder auswählen, woraufhin die Daten in Ihrer Tabelle erscheinen. Es sind keine Programmierkenntnisse oder Abfragesprachen erforderlich.

Wie geht Exsion365 mit mehreren Unternehmen in Business Central um?

Exsion365 unterstützt die Berichterstattung über mehrere Unternehmen nativ. Sie können Daten aus verschiedenen Einheiten in einer einzigen Arbeitsmappe zusammenführen und konsolidierte Ansichten erstellen. Dies ist äußerst nützlich für Analysen auf Gruppenebene und für die Finanzkonsolidierung, ganz ohne Unterstützung durch die IT.

Sind die Daten immer aktuell, wenn ich meinen Bericht öffne?

Die Berichte zeigen Live-Daten aus Business Central, sobald Sie diese aktualisieren. Sie entscheiden, wann Sie die neuesten Zahlen abrufen möchten. Ein Klick auf Aktualisieren bringt alles sofort auf den neuesten Stand und sorgt dafür, dass Ihre Berichte die aktuellen Transaktionen widerspiegeln.

Was ist, wenn ich Berichte mit Kollegen teilen möchte, die Exsion365 nicht nutzen?

Sie können Formeln vor dem Teilen in statische Werte umwandeln und so eine Momentaufnahme erstellen, die jeder öffnen kann. Exsion365 enthält eine Funktion „Formeln in Werte umwandeln“, die die Verteilung vereinfacht und gleichzeitig Ihre Originalvorlagen schützt.