Wenn Ihr CFO fragt, woher eine bestimmte Ausgabe stammt, benötigen Sie schnell Antworten. Der Drilldown von zusammenfassenden Zahlen zu einzelnen Transaktionen in Business Central kann zeitaufwendig sein, wenn Sie durch mehrere Bildschirme navigieren und Daten in separate Dateien exportieren müssen. Exsion365 bietet Ihnen eine direkte Verbindung zwischen Excel und Ihren Business-Central-Daten, was die Drilldown-Analyse unkompliziert und schnell macht.

Dieses Handbuch führt Sie durch sechs praktische Schritte, um von übergeordneten Zusammenfassungen zu den dahinter stehenden Transaktionen zu gelangen – und das alles in der Excel-Umgebung, die Ihr Finanzteam bereits kennt.

Kurzanleitung: In 6 einfachen Schritten zu den Transaktionen in Excel für BC vordringen

1. Richten Sie Ihre Business-Central-Verbindung ein – Konfigurieren Sie das Exsion Excel-Add-in, um eine direkte Verbindung mit Ihrer Business-Central-Umgebung herzustellen.

2. Erstellen Sie einen Zusammenfassungsbericht – Erstellen Sie einen allgemeinen Finanzüberblick mithilfe der Standardfunktionen von Exsion in Excel.

3. Definieren Sie Ihre Drilldown-Kriterien – Legen Sie fest, welche Konten, Dimensionen oder Zeiträume Sie genauer untersuchen möchten.

4. Nutzen Sie die Funktion „Details anzeigen“ – Klicken Sie auf eine beliebige Zusammenfassungszelle und verwenden Sie die Funktion „Details anzeigen“ von Exsion365, um die zugrunde liegenden Transaktionen offenzulegen.

5. Filtern und sortieren Sie Transaktionsdaten – Wenden Sie die nativen Filter- und Sortierwerkzeuge von Excel an, um die abgerufenen Transaktionsdatensätze zu analysieren.

6. Speichern Sie Ihre Berichtsvorlage – Speichern Sie Ihre Drilldown-Konfiguration als wiederverwendbare Vorlage für zukünftige Analysen.

So führen Sie eine Drilldown-Analyse in Excel für Business Central durch

1. Richten Sie Ihre Business-Central-Verbindung ein

Bevor Sie einen Drilldown auf Transaktionsebene durchführen können, benötigen Sie eine funktionierende Verbindung zwischen Excel und Ihrer Business-Central-Datenbank. Öffnen Sie Excel und navigieren Sie zum Exsion-Menüband. Klicken Sie auf „Verbindung“, um Ihre Umgebungseinstellungen zu konfigurieren.

Geben Sie Ihre SOAP-URL ein, wählen Sie Ihre Authentifizierungsart (OAuth 2.0 wird für Cloud-Umgebungen empfohlen) und wählen Sie Ihre Spracheinstellungen. Das Add-in Exsion Reporting berücksichtigt Ihre Business-Central-Benutzerrechte, sodass Sie nur Daten sehen, für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben.

Testen Sie Ihre Verbindung, indem Sie auf „OK“ klicken und überprüfen, ob Sie die verfügbaren Mandanten durchsuchen können. Eine erfolgreiche Einrichtung dauert nur wenige Minuten und bildet die Grundlage für all Ihre Drilldown-Arbeiten.

2. Erstellen Sie einen Zusammenfassungsbericht

Sobald die Verbindung hergestellt ist, erstellen Sie einen Zusammenfassungsbericht, der die übergeordneten Zahlen anzeigt, die Sie untersuchen möchten. Verwenden Sie die Funktion EXSIONBC_ACCBAL, um die Salden der Sachkonten direkt in Ihre Tabellenzellen zu ziehen.

Wenn Sie beispielsweise eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, geben Sie Ihre Filtereinstellungen für Kontonummern und Datumsbereiche ein. Die Funktion ruft Live-Daten aus Business Central ab, ohne dass Sie etwas exportieren müssen. Ihr Zusammenfassungsbericht spiegelt nun bei jeder Aktualisierung die aktuellen Zahlen wider.

Positionieren Sie Ihre Ergebniszahlen in einem Layout, das der Art und Weise entspricht, wie Sie die Informationen der Geschäftsleitung präsentieren möchten. Dies ist der Ausgangspunkt für jede Drilldown-Untersuchung.

3. Definieren Sie Ihre Drilldown-Kriterien

Entscheiden Sie, welche Dimensionen und Filter für Ihre Analyse wichtig sind. Sachkonten, Kostenstellen, Abteilungen, Datumsbereiche und Belegarten sind gängige Kriterien, mit denen sich die Transaktionssuche eingrenzen lässt.

In Exsion können Sie diese Parameter direkt in Ihren Excel-Formeln oder über die Dynamic-Download-Schnittstelle festlegen. Je genauer Ihre Kriterien sind, desto schneller und relevanter sind Ihre Drilldown-Ergebnisse.

Erwägen Sie, in Excel benannte Bereiche für häufig verwendete Filter zu erstellen. Dies erleichtert die Anpassung von Kriterien über mehrere Berichte hinweg, ohne dass einzelne Zellen bearbeitet werden müssen.

4. Nutzen Sie die Funktion „Details anzeigen“

Wenn Sie die Transaktionen hinter einer Zahl sehen möchten, wählen Sie die Zelle mit Ihrer Zusammenfassungszahl aus. Navigieren Sie zum Exsion-Menüband und klicken Sie auf „Details anzeigen“. Exsion365 zieht alle zugrunde liegenden Posten, die zu diesem Saldo beitragen.

Sie können konfigurieren, ob die Ergebnisse in einer neuen Excel-Arbeitsmappe angezeigt oder direkt im Business-Central-Webclient geöffnet werden sollen. Bei den meisten Finanz-Workflows verbleiben Sie mit der Excel-Option in Ihrer gewohnten Umgebung, während jedes Buchungsdatum, jede Belegnummer, jeder Betrag und jede Beschreibung angezeigt wird.

Jede Drilldown-Abfrage übernimmt dieselben Filter, die auf die ursprüngliche Zelle angewendet wurden, um sicherzustellen, dass Ihre Ergebnisse genau dem entsprechen, was Sie untersuchen.

5. Filtern und sortieren Sie Transaktionsdaten

Sobald Ihre Transaktionsdaten in Excel angezeigt werden, wenden Sie native Filter- und Sortierfunktionen an, um bestimmte Einträge zu isolieren. Nutzen Sie die AutoFilter-Funktion von Excel, um nur Transaktionen über einem bestimmten Betrag, von einem bestimmten Kreditor oder an bestimmten Buchungsdaten anzuzeigen.

Sie können auch Pivot-Tabellen über Ihren Drilldown-Daten erstellen, um eine anspruchsvollere Gruppierung und Zusammenfassung zu erhalten. Sortieren Sie nach Buchungsdatum, um die chronologische Reihenfolge zu sehen, oder nach Betrag, um die größten Verursacher eines Saldos zu identifizieren.

Diese Excel-Tools arbeiten sofort mit Ihren abgerufenen Daten und bieten Ihnen mehrere analytische Perspektiven, ohne dass Sie zu Business Central zurückkehren müssen.

6. Speichern Sie Ihre Berichtsvorlage

Nachdem Sie einen Drilldown-Workflow erstellt haben, der für Ihr Team funktioniert, speichern Sie die Excel-Datei als Vorlage. Alle Verbindungseinstellungen, Formeln und Formatierungen bleiben für die zukünftige Verwendung erhalten.

Öffnen Sie im nächsten Monat einfach die Vorlage, klicken Sie im Exsion-Menüband auf „Daten aktualisieren“, und Ihr gesamter Bericht wird mit aktuellen Zahlen aktualisiert. Jeder Drilldown, den Sie durchführen, spiegelt die neuesten Transaktionen aus Ihrer Datenbank wider.

Erwägen Sie, Vorlagen mit Kollegen zu teilen, die ähnliche Analysen benötigen. Die Funktionsbibliotheksfunktion von Exsion ermöglicht es Ihnen, wiederverwendbare Definitionen zu speichern, auf die jedes Teammitglied zugreifen kann.

Warum ist Drilldown-Reporting für Finanzteams wichtig?

Mit dem Drilldown-Reporting können Sie Zusammenfassungszahlen schnell überprüfen, indem Sie die einzelnen Transaktionen offenlegen, aus denen sie bestehen. Wenn Wirtschaftsprüfer unterstützende Unterlagen anfordern oder Manager eine Abweichung hinterfragen, können Sie genau die dafür verantwortlichen Einträge vorweisen.

Diese Funktion verkürzt die Zeit, die für das Suchen in ERP-Bildschirmen aufgewendet wird, und eliminiert das Risiko, Zahlen zu präsentieren, die Sie nicht erklären können. Finanzteams, die Exsion Reporting nutzen, können auf Ad-hoc-Fragen in Minuten statt in Stunden antworten.

Die Drilldown-Analyse hilft auch dabei, Buchungsfehler frühzeitig zu erkennen. Wenn ein Saldo ungewöhnlich aussieht, zeigt die Untersuchung der zugrunde liegenden Transaktionen oft die Quelle der Diskrepanz auf, bevor sie zu einem größeren Problem wird.

Auf welche Daten können Sie über den Excel-Drilldown in Business Central zugreifen?

Sie können alle in Business-Central-Tabellen gespeicherten Daten abrufen, einschließlich Sachposten, Debitorenposten, Kreditorenposten, Artikelposten und Dimensionswerte. In der Exsion-Dokumentation sind alle verfügbaren Standardfunktionen und deren Parameter aufgeführt.

Für fortgeschrittenere Szenarien ermöglichen Dynamic Downloads das Zusammenführen mehrerer Tabellen und das Anwenden komplexer Filter. Sie können beispielsweise Verkaufsrechnungsköpfe mit Zeilendetails kombinieren oder Sachposten mit ihren zugehörigen Dimensionen verknüpfen.

In Business Central konfigurierte Analyseansichten sind auch über die Funktion EXSIONBC_ANVBAL zugänglich, was einen Drilldown auf voraggregierte Finanzdimensionen ermöglicht.

Wie Exsion365 Ihnen hilft, schneller auf Transaktionsdetails zuzugreifen

Exsion365 verbindet Ihre Excel-Tabellen direkt mit Live-Daten aus Business Central. Sie erstellen Berichte mit bekannten Excel-Formeln und aktualisieren sie mit einem einzigen Klick. Wenn Sie einen Drilldown durchführen müssen, ruft die Funktion „Details anzeigen“ jede beitragende Transaktion ab, ohne dass Sie Ihre Arbeitsmappe verlassen müssen.

Finanzcontroller in Unternehmen wie AASK haben ihre monatliche Berichtszeit erheblich verkürzt, da wiederholte Datenexporte entfallen. Das Tool berücksichtigt die Sicherheitsfunktionen von Business Central, sodass jeder Benutzer nur das sieht, was seine Berechtigungen zulassen.

Exsion365 erfordert nur einen einzigen Schulungstag, um mit der Erstellung eigener Berichte zu beginnen. Es ist nicht erforderlich, eine neue Benutzeroberfläche zu erlernen oder komplexe Konfigurationen vorzunehmen. Wenn Sie Excel bedienen können, können Sie mit Exsion365 auch Drilldown-Analysen durchführen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zum Drilldown auf Transaktionen in Excel für BC

Kann ich von einem Sachkontosaldo einen Drilldown zu einzelnen Rechnungen und Journalbuchungen durchführen?

Ja. Exsion365 ruft alle Posten ab, die einen Sachkontosaldo ausmachen. Jeder Posten enthält die Belegnummer, das Buchungsdatum, den Betrag und die Beschreibung. Sie können diese Ergebnisse dann in Excel filtern, um bestimmte Rechnungen oder Journalbuchungen zu finden.

Funktioniert die Drilldown-Funktion mit mehreren Business-Central-Mandanten?

Exsion365 unterstützt das mandantenübergreifende Reporting. Sie können Zusammenfassungsberichte erstellen, die Daten von mehreren Mandanten kombinieren, und einen Drilldown in Transaktionen von jedem dieser Mandanten durchführen. Der Mandantenname wird in Ihren Ergebnissen angezeigt, sodass Sie wissen, zu welcher Einheit jeder Eintrag gehört.

Wie aktuell sind die Daten, wenn ich einen Drilldown durchführe?

Exsion ruft Echtzeitdaten direkt aus Business Central ab. Wenn Sie auf „Details anzeigen“ oder „Daten aktualisieren“ klicken, sehen Sie den aktuellen Zustand Ihrer Datenbank. Es gibt keinen nächtlichen Batch-Prozess oder eine verzögerte Synchronisierung.

Kann ich meine Drilldown-Ergebnisse für spätere Zwecke speichern?

Ja. Da die Ergebnisse in Excel angezeigt werden, können Sie die Arbeitsmappe speichern oder die Funktion „Formeln in Werte“ von Exsion365 verwenden, um eine statische Momentaufnahme zu erstellen. Dies ist hilfreich, wenn Sie Transaktionsdetails mit jemandem teilen müssen, der Exsion nicht installiert hat.

Was passiert, wenn ich keine Berechtigung habe, bestimmte Transaktionen anzuzeigen?

Exsion berücksichtigt Ihre Business-Central-Benutzerrechte. Wenn Ihre Rolle den Zugriff auf bestimmte Tabellen oder Datensätze nicht erlaubt, werden diese nicht in Ihren Drilldown-Ergebnissen angezeigt. Dadurch bleibt die Datensicherheit zwischen Ihrem ERP-System und den Excel-Berichten konsistent.