Slim consolideren bij JAJO

Gemak van consolidatie, wat houdt dat precies in? En welke voordelen kun je als (groeps)controller behalen en ervaren?

Dit zijn vragen die Alex Halsema, Groepscontroller bij JAJO, beantwoordt. Deze organisatie behoort tot de top 15 bouwbedrijven van Nederland en werkt internationaal samen met dochterondernemingen in het Caribisch gebied en Polen. JAJO is een zeer tevreden gebruiker van Exsion Corporate en Alex legt in deze casestudy uit waarom:

Uitdagingen van een groepscontroller

In de bouwwereld kan een controller tijdens consolidaties diverse uitdagingen tegenkomen, zoals het harmoniseren van de financiële rapportagestructuren van verschillende dochterondernemingen. Daarnaast moet hij rekening houden met steeds complexere regelgeving, onder andere op het gebied van duurzaamheid, en risicomanagement in een sector met vaak lange projectcycli. "Het identificeren en oplossen van interne beheersingsproblemen binnen de geconsolideerde entiteit is daarom een verantwoordelijke en uitdagende taak", beschrijft Alex.

De oorsprong van de samenwerking

De zoektocht naar een ​​nieuw consolidatiepakket voor JAJO was urgent, nadat de software van een andere leverancier uit de markt werd gehaald. Doordoor kan het pakket ook niet langer onderhouden worden. Het gebrek aan beveiligingsupdates dwong het team tot een marktonderzoek.

Het oude systeem had moeite met het verwerken van complexe financiële gegevens en het bijhouden van veranderingen in accountingstandaarden, waardoor de nauwkeurigheid en tijdigheid van de geconsolideerde financiële rapportage in gevaar kwamen. "In het verleden, bij een andere werkgever in de bouwmaterialenbranche, had ik al goede ervaringen met Exsion Corporate."

De belangrijkste voordelen van Exsion Corporate zijn volgens Alex:

1. De zeer eenvoudige opzet

Alex maakt een vergelijking met grote (vaak dure) ERP-systemen: "Het is ontzettend handig dat alles wat in Exsion Corporate gebeurt lijkt op Excel. Dat is herkenbaar voor financieel controllers zoals ik. Iedereen kan er direct mee aan de slag. Bij veel andere consolidatietools heb je dure technische consultants nodig, want zij zijn de enige die qua structuur snappen hoe het werkt.”

2. Het gemak voor de decentrale gebruiker

De financiële gegevens, die door de verschillende dochterondernemingen moeten worden aangeleverd, kunnen eenvoudig worden ingevuld op een invoerblad dat op Excel lijkt. Het is
voor elke gebruiker begrijpelijk en pas na het invullen van de verplichte velden kan het geheel naar de database worden gestuurd. Dit heeft nog een voordeel: als je rechtstreeks vanuit de database werkt en te maken hebt met een trage internetverbinding, duurt het aanleveren van financiële gegevens veel langer (lange downloadtijden). Bovendien loop je het risico dat je bij een storing alles opnieuw moet invoeren. "Gedecentraliseerd, eerst alles invullen en in één keer synchroniseren is veel effectiever voor onze gebruikers, vooral omdat we vanuit veel verschillende delen van de wereld werken."

3. Flexibele structuur van beheerrechten 

Over JAJO