DE
EN
NL
Hoe AASK hun rapportages heeft geprofessionaliseerd
- Cases
- AASK
Tijd.
Is iets waar elke financieel controller altijd tekort aan komt. Aan het einde van de maand moeten de rapporten worden opgemaakt, de cijfers worden dubbel gecontroleerd. Iemand ontdekt altijd een fout – en ineens begin je weer helemaal opnieuw.
Zelf met krachtige systemen zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central blijft financiële rapportages voor de meesten traag, omslachtig en foutgevoelig. Zeker onder druk, wanneer je het overzicht niet wil verliezen.
We spraken met Mary Ellen, controller bij AASK. Vroeger was ze dagenlang bezig met rapportages. Nu kost het haar nog maar een paar uur. De overstap naar Exsion Reporting maakte het verschil.
Bij AASK stond financiële rapportage vroeger gelijk aan één ding: uren kwijt aan opmaak.“Voor Exsion was onze rapportage traag.” zegt Mary Ellen controller bij AASK.. “Elke rapport moest handmatig worden aangepast om het er netjes en consistent uit te laten zien – voor de financiële commissie, de raad van bestuur, onze CFO en CEO”.
En het ging niet alleen om de uitstraling. “Onze grootste inefficiëntie zat in de opmaak. De rapporten… hadden gewoon geen enkele consistentie, en zagen er zeker niet financieel professioneel uit”. Bij AASK betekende dit veel tijd kwijt aan kolommen, lettertypes en lay-outs – en minder aan het analyseren van de cijfers..
En erger nog? Kleine foutjes betekenden opnieuw beginnen. “Vooral als je het rapport al had opgemaakt en er zat een kleine fout in, dan moest je het hele rapport opnieuw doen – en dat kwam allemaal door de opmaak..”
Het liep snel op. “Het oude proces was omslachtig, traag en verouderd. Met zo’n 30 rapporten per maand was de druk constant. Ik zag er altijd tegenop, want ik wist: dit gaat me zeker twee dagen kosten.”
Een plug-and-play overstap
Na jaren van trage en omslachtige rapportages vond AASK, Exsion Reporting — een tool die samenwerkt met Business Central, in plaats van ertegenin.
De onboarding? Direct. “Ik kon het rapportagesysteem al binnen enkele weken gebruiken nadat we begonnen waren,” zegt Mary Ellen.
Voor een klein team met een grote missie was het kunnen maken van rapporten zonder hulp van IT een echte doorbraak.
Geen trial and error meer. Geen gedoe. “Ik denk dat een van de grootste voordelen is dat het altijd werkt.”
Vanaf het allereerste rapport wist Mary Ellen het zeker: “Het eerste rapport dat jullie me hielpen maken, liet meteen zien dat dit echt een enorme tijdbesparing voor mij zou worden.”
Het resultaat
- Rapportagetijd is maandelijks met 20 uur verminderd. Wat vroeger twee volle dagen kostte, duurt nu slechts een paar uur. Voor Mary Ellen en het team van AASK was het automatiseren van hun rapportages niet alleen een tijdsbesparing – het betekende een complete verandering in de manier waarom ze werken.
- AASK heeft nu herbruikbare templates waardoor ze niet langer elke maand alles opnieuw opbouwen. “Het meest waardevolle hulpmiddel voor ons is de opmaak geweest – dat je een financieel rapport precies zo kunt opmaken als je wilt, en het vervolgens elke maand opnieuw kunt gebruiken.
- Met een druk op de knop heeft AASK de laatste gegevens uit Business Central in Excel. Met Exsion valt de data gewoon op z’n plek. “Met één snelle klik op de knop en het wijzigen van de maand, wordt alles volledig opgemaakt en worden alle gegevens uit BC gedownload in het formaat dat ik nodig heb. Simpeler kan het niet.”
- Betere rapportages met meer impact. Met 20 uur tijdswinst per maand heeft het financiële team van AASK nu meer ruimte voor planning en strategie. Duidelijke rapportages ondersteunen betere beslissingen – en betere beslissingen helpen meer kinderen.
Betrouwbare rapportages zijn ook van groot belang bij audits en updates voor het bestuur. Het team van AASK levert nu volledige rapporten aan, met alle juiste cijfers op hun plaats. Dat betekent minder verrassingen – en beter toezicht. Zoals Mary Ellen het zegt: "Je kunt geen non-profitorganisatie runnen zonder duidelijke financiële cijfers."
Goede rapportages zijn niet zomaar administratie. Ze bouwen vertrouwen op, tonen impact aan en helpen organisaties om hun missie trouw te blijven.
Over AASK
AASK staat voor “Aid to Adoption of Special Kids”.
Opgericht in 1988 was AASK de eerste instantie in Arizona die zich toelegde op kinship care – het plaatsen van kinderen bij familieleden of mensen uit hun directe omgeving. Sindsdien heeft deze non-profitorganisatie meer dan 4.000 kinderen geholpen een permanent thuis te vinden, met een indrukwekkende plaatsingssucces van 95%.
In tegenstelling tot traditionele adoptie-instellingen richt AASK zich op kinderen die vaak over het hoofd worden gezien – zoals oudere jongeren, broers en zussen die samen willen blijven, en kinderen met emotionele, ontwikkelings- of fysieke behoeften.