Grootboekcontrole in Excel zonder gedoe

Het is bijna maandafsluiting. Voordat de cijfers naar buiten gaan, loop je het grootboek nog een keer na. Klopt alles, staan posten op de juiste rekening, zitten er gekke uitschieters tussen? Op zich geen ingewikkeld werk, maar je bent er zo een ochtend mee kwijt: exporteren, sorteren, vergelijken met vorige maand, en weer opnieuw als er iets verandert. Herkenbaar? In deze blog laat Thomas Werkhoven, directeur van Exsion365 en nog steeds controller in hart en nieren, zien hoe hij zijn grootboekcontrole in Excel doet, zonder dat gedoe.

Waar de grootboekcontrole vastloopt

Elke controller doet het: voor de afsluiting het grootboek nalopen. Je wilt weten of posten op de juiste rekening staan, of een rekening ineens veel hoger uitvalt dan vorige maand, en of er niets tussen zit dat niet klopt.

Het probleem zit niet in de controle zelf. Het zit in het verzamelen. Je exporteert een grootboekoverzicht, plakt het in Excel, zoekt de cijfers van vorige maand erbij en zet ze naast elkaar. Zodra er een boeking bij komt, kun je opnieuw beginnen. Zo ben je meer tijd kwijt aan het klaarzetten van de cijfers dan aan het kijken naar wat er echt speelt.

Waarom de standaard niet altijd volstaat

In Business Central zelf kun je grootboekposten bekijken, maar dan klik je van rekening naar posten naar de onderliggende boekingen, scherm na scherm. Twee periodes naast elkaar zetten of meerdere bedrijven vergelijken lukt niet zomaar. Elke export is bovendien een momentopname die je de volgende dag weer kunt maken.

Daarom pakken veel controllers Excel. Daar zetten ze de cijfers neer zoals zij ze willen zien, met de vergelijkingen die voor hen kloppen. Het nadeel van de oude manier is alleen dat die cijfers handmatig in Excel komen, en dus snel verouderen.

Hoe ik mijn grootboekcontrole in Exsion doe

De belangrijkste controle is voor mij de cijferbeoordeling. Ik zet deze maand naast vorige maand, het budget en vorig jaar. In Exsion kies ik de nieuwe periode, druk op vernieuwen, en precies die vergelijkingen staan klaar. Geen export, geen plakwerk.

Voorwaardelijke opmaak maakt afwijkingen die niet logisch zijn meteen zichtbaar. Zo zie ik in één oogopslag of de afschrijvingen deze maand geboekt zijn, of een overlopende post klopt, of dat een bedrag ineens uit de pas loopt. Valt er iets op, dan klik ik door naar de onderliggende boeking, tot op de factuur.

Daarna loop ik nog een paar balansrekeningen en tussenrekeningen na. Sluit de loonheffing die ik deze maand betaal aan op de aangifte van vorige maand? Kloppen de bankstanden? Verandert er iets in Business Central, dan ververs ik met een klik en staat alles weer bij.

Wat het je oplevert

Een concreet voorbeeld: een belastingpost die op de verkeerde grootboekrekening terechtkwam. In het overzicht zag ik dat meteen, omdat de rekening afweek van de maand ervoor. Zonder die vergelijking had ik het pas gevonden als de cijfers al de deur uit waren.

Ik zet ook een paar controles klaar vóór de grootboekcontrole zelf. Zijn alle banken bijgewerkt, zijn alle contracten gefactureerd? Met een simpel teken, bijvoorbeeld een smiley, zie ik of mijn administratie bij is voordat ik begin. Daardoor houd ik minder fouten over bij de controle.

De grootste winst zit in faalkosten. Je maakt de rapportage één keer goed, in de juiste volgorde, in plaats van achteraf herstellen. Je controleert in plaats van te verzamelen, en je houdt tijd over voor de vraag die er echt toe doet: waarom wijkt dit af?

Probeer het zelf

Wil je zien hoe dit werkt voor je eigen grootboekcontrole? Je kunt Exsion 60 dagen gratis proberen. We maken je eerste rapport samen, zodat je meteen ziet hoe het werkt in jouw situatie. Meer dan 20.000 gebruikers werken al zo met hun Business Central-data.

Lees verder >>>